Henkilötietojen Käsittely - Rekisteriseloste

Tämä on Lapin Pystykorvakerho ry:n henkilörekisterin seloste, joka on laadittu henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Lapin Pystykorvakerho ry
Osoite: Mellantie 69, 97220 Sinettä
Y-tunnus: 3571427-3
Puhelin: 050 359 3921

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Hallituksen puheenjohtaja
Puhelin: 050 359 3921

3. Rekisterin nimi

Lapin Pystykorvakerho ry:n jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Jäsenyyden hoitaminen ja ylläpito
• Yhdistystoiminnan järjestäminen
• Jäsentiedotteiden ja tapahtumakutsujen lähettäminen
• Jäsenmaksujen laskutus ja maksujen seuranta
• Tilastotietojen tuottaminen
• Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
• Yhdistyksen päätöksentekoon osallistumisen mahdollistaminen

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

Perustiedot:

• Etunimi ja sukunimi
• Syntymäaika
• Jäsennumero

Yhteystiedot:

• Postiosoite (katuosoite, postinumero, postitoimipaikka)
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero

Jäsenyyteen liittyvät tiedot:

• Jäsenyyden alkamispäivä
• Jäsenyystyyppi (nuorisojäsenyys, vuosijäsenyys, kannatusjäsenyys)
• Jäsenmaksutiedot ja maksun suorituspäivä
• Jäsenyyden päättymispäivä (jos soveltuva)

Koiratiedot:

• Koiran nimi
• Rotu
• Rekisterinumero (esim. FI-numero)

Muut tiedot:

• Tapahtumiin osallistumistiedot
• Suostumukset (esim. markkinointiviestintä, kuvien julkaisu)
• Erityistarpeet (esim. ruoka-aineallergiat tapahtumissa)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääasiassa:

• Jäseneltä itseltään (jäsenhakemus, lomakkeet, sähköposti)
• Väestötietojärjestelmästä (osoitteenmuutokset)
• Suomen Kennelliitto ry:ltä (rotujärjestötoiminta)
• Yhdistyksen tapahtumista ja toiminnasta

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille. Tietoja voidaan luovuttaa seuraavissa tilanteissa:

• Suomen Kennelliitto ry (rotujärjestötoiminnan yhteydessä)
• Tapahtumien yhteistyökumppanit (vain osallistujatiedot)
• Maksupalveluntarjoajat (jäsenmaksujen käsittelyyn)
• IT-palveluntarjoajat (pilvipalvelut, sähköpostipalvelut)
• Viranomaiset lakisääteisten pyyntöjen yhteydessä

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole välttämätöntä palvelun teknisen toteutuksen kannalta. Mikäli tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, varmistamme riittävän tietosuojatason EU:n hyväksymillä suojatoimilla (esim. EU:n mallisopimuslausekkeet).

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto:

• Paperimuotoinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa
• Pääsy aineistoon vain nimetyillä vastuuhenkilöillä
• Asiakirjat hävitetään tietoturvallisesti, kun niitä ei enää tarvita

Sähköisesti tallennetut tiedot:

• Tiedot tallennetaan suojattuihin pilvipalveluihin ja tietojärjestelmiin
• Pääsy tietoihin vain käyttäjätunnuksella ja vahvalla salasanalla
• Käyttöoikeuksien rajoitus työtehtävien mukaan
• SSL/TLS-salaus tietoliikenteessä
• Säännölliset varmuuskopioinnit
• Palomuuri- ja virustorjuntasuojaus
• Lokitietojen seuranta

Henkilökunta:

• Rekisterin käyttäjät on ohjeistettu tietosuojasta
• Tietoja käsittelevät henkilöt ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja se tulee allekirjoittaa. Tarkastuspyyntö voidaan toimittaa:

• Puhelimitse: 050 359 3921
• Postitse: Lapin Pystykorvakerho ry, Mellantie 69, 97220 Sinettä

Rekisterinpitäjä voi pyytää tarkastuspyynnön esittäjää tarvittaessa todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa tarkastuspyyntöön kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

Oikeus tietojen oikaisuun

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi"), jos tietojen käsittelylle ei ole enää perustetta. Lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tarvittavia tietoja ei voida poistaa ennen velvoitteen täyttymistä.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tietyin edellytyksin.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Tietosuojavaltuutetun toimisto:
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Puhelin: 029 566 6700
Verkkosivut: tietosuoja.fi

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisteröityjä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

12. Rekisterin käyttötarkoituksen muutos

Jos rekisterin käyttötarkoitus muuttuu, ilmoitamme siitä rekisteröidyille ja pyydämme tarvittaessa uuden suostumuksen.